Die Jahreshauptversammlung findet einmal im Jahr statt, meistens im Dezember oder Januar. Mit der Jahreshauptversammlung nimmt der Verein die gesetzliche Pflicht wahr, diese einmal jährlich zu veranstalten.
In der Versammlung wird gewöhnlich ein Rückblick auf das auslaufende Jahr genommen, sowie eine Kassenprüfung des Vereins durchgeführt. Damit ist z.B. der Einkauf und Verbrauch gemeint. Außerdem finden organisatorische Besprechungen von kommenden und zu planenden Veranstaltungen statt.
Natürlich werden auch Wünsche und Anregungen der Mitglieder dort behandelt und versucht umzusetzen.
Alle zwei Jahre sind innerhalb der Versammlung auch die Wahlen für den Vereinsvorstand durchzuführen.
Jedes Vereinsmitglied wird mit einer schriftlichen Einladung zur Teilnahme aufgefordert. Eine Anwesenheitspflicht besteht jedoch nicht.